LÀM VIỆC VỚI NGƯỜI KHÓ TÍNH

LÀM VIỆC HÒA THUẬN VỚI NHIỀU TÍNH CÁCH CỦA
CON NGƯỜI.

Ở môi trường làm việc vào cũng vậy, chúng ta thường gặp đủ loại hạng người với những đức tính khác nhau, có người dễ tính làm cho mình cảm thấy dễ chịu khi tiếp cận họ và buc bội khó chịu khi làm việc với người khó tính. Để làm việc hoà thuận với nhiều tính cách khác nhau của con người, chúng ta cần hiểu họ là người như thế nào và phải đối phó ra sao nếu họ là sếp của mình.
Có ba dạng người : Người chú trọng công việc, người chú trọng vào mối quan hệ và người có quyền lực.

1. Người chú trọng công việc.

Đây là dạng người độc đoán, quyền lực. Câu thích nghe là “Đừng cãi với tôi, hãy làm đi”, chú trọng đến sự hoàn hảo, không tha thứ lỗi lầm của nhân viên, sợ ủy nhiệm hay làm việc uỷ nhiệm rất tệ, muốn mọi chi tiết phải được viết xuống, chỉ cung cấp những gì anh ta nghĩ bạn cần, đi thẳng vào vấn đề, không vòng vo và chỉ nói cho bạn biết khi mọi thứ bị sai. Người này hay thay đổi, đôi khi buồn rầu, đôi khi giận dữ. Đó là người cứng rắn, trang trọng, ít chịu ngồi yên một chỗ, tiếp xúc bằng mắt không tốt.

Để làm việc tốt với dạng người này, bạn nên:
• Tìm kiếm cơ hội tiết kiệm thời gian cho họ.
• Cung cấp cho họ kết quả hay ý kiến phản hồi tức thì và chất lượng công việc.
• Nói cho họ biết bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành công việc.
• Hạn chế tán ngẫu tới mức tối đa.
• Viết mọi thứ xuống giấy, lưu trữ bản sao tài liệu cho các dự án.
• Thận trọng khi ở gần, duy trì khoảng cách mà bạn thấy dễ chịu.
• Giao tiếp bằng điện thọai hay bằng các bản ghi nhớ (hạn chế là mặt đối mặt).

2. Người chú trọng vào mối quan hệ

Đây là dạng người thoải mái, xềnh xoàng. Câu thích nghe là “Anh làm sao cũng OK với tôi”. Họ ấm áp, thân thiện. Họ thường ủy thác bất kể công việc gì, tạo sự lộn xộn, thích chi tiết về vấn đề con người, không chủ định vào chi tiết quan trọng khi trao đỗi thông tin, khi đối thoại thì không đi thẳng vào vấn đề mà thường đi lòng vòng. Khi phản hồi thì họ thích tán dương thật nhiều những gì bạn làm. Đó là người có cá tính lúc nào cũng nồng nàn, thân thiện.Phản ứng trước lỗi lầm:của họ là chạy trốn khỏi rắc rối. Tuy nhiên, họ hợp tác, thông cảm khi phối hợp trong nhóm, trong giao tiếp, họ nói những gì anh ta nghĩ bạn muốn nghe. Họ khó có câu trả lời thẳng thắn và có nhiều khó khăn khi ra quyết định. Về thái độ trong công việc thì họ coi tình bạn quan trọng hơn vấn đề công việc. Về ngôn ngữ cơ thể, họ tỏ ra thư giãn, không trang trọng, thích sờ đụng, cười và gật đầu rất nhiều.

Để phối hợp tốt với dạng người này, bạn nên:
• Chịu trách nhiệm việc giữ họ có tổ chức.
• Thận trọng trong việc ép họ ra quyết định, họ cần thời gian mày mò.
• Khi họ không thích thay đổi – áp dụng các phương pháp chương 3.
• Hãy thân thiện, họ thích nhẹ nhàng, tạo mối quan hệ tốt.
• Cười nhiều.

3. Người chú trọng quyền lực

Người chú trọng quyền lực là người lôi cuốn hấp dẫn trong đối thoại, khi phản hồi họ thường xuyên nói bạn biết bạn đang làm việc như thế nào. Họ làm việc rất tốt,tính khí ôn hòa, không bốc đồng. Phản ứng trước lỗi lầm, họ nói: “Làm sao chúng ta ngăn chặn không để xảy ra lần nữa?” Trong giao tiếp, họ là người lôi cuốn, luôn luôn thỏa thuận. Điều quan tâm nhấtcủa họ là danh dự, thích gây ấn tượng với mọi người. Điểm yếucủa họ là lòng tự trọng cao. Họ chăm sóc tốt trang phục, móng tay chân sạch sẽ, áo quần đắt tiền, thích thời trang. Trong ngôn ngữ cơ thể, họ thích ngồi thư giãn, sử dụng nhiều động tác.

Để phối hợp tốt với dạng người này, bạn nên:
• Làm nhiều việc giúp làm tăng hình ảnh bản thân họ.
• Giúp họ quản lý điều khiển, xây dựng các mối quan hệ.
• Giúp họ cắt giảm thói quan liêu.
• Nhắc đến tên họ nhiều khi nói chuyện với họ.


4. GIAO TIẾP HIỆU QUẢ VỚI NGƯỜI KHÓ TÍNH


Phần này giúp bạn luyện kỹ năng giao tiếp sao cho bạn không phải là nạn nhân của sự tức giận của người khác. Là một người chuyên nghiệp, bạn phải kiềm chế cảm xúc của bạn. Bạn không thể để một người vớ vẩn phá hỏng một ngày của bạn.
Đối với những người khó tính, bạn nên thể hiện sự tôn trọng bằng cách chịu đựng hành vi của họ với sự thông hiểu. Điều này không dễ khi họ đang mắng bạn. Và đôi khi bạn cũng trở nên khó tính, không hiểu đầy đủ thông tin và nhảy vào hay bạn không dùng kỹ năng lắng nghe tốt.

KỸ NĂNG LẮNG NGHE.

Ba công cụ bạn có thể sử dụng để thể hiện với mọi người là bạn nhận biết, hiểu tình hình của người nói.
1. Bạn có thể lặp lại, chính xác từ trong câu hỏi.
2. Bạn có thể diễn giải nội dung bằng cách tóm ý lại bằng từ của bạn và hỏi có đúng ý họ không?
3. Bạn có thể biểu lộ cảm xúc qua nội dung mà họ nói với bạn.

VÍ DỤ:
Bạn đang chuẩn bị cho một cuộc họp cho các trưởng phòng do sếp bạn chủ trì. Khi bạn thông báo điều này với thư ký khác, cô ấy trả lời giận dữ: “Lại họp hả? Đây là yêu cầu lần thứ ba trong ngày rồi, tại sao phải họp nữa vậy?” Bạn trả lời:
a) Tôi không biết câu trả lời, nhưng tôi cần biết sếp của chị có thể họp với sếp của tôi khi nào?
b) Hình như đó là điều đương nhiên trong một ngày của mấy sếp toàn là họp với họp.
c) Nghe có vẻ chị hơi bực bội việc sắp xếp một cuộc họp nữa.
Câu trả lời phù hợp thường là (c) – thể hiện cảm xúc – Câu trả lời của bạn thể hiện sự thông cảm của bạn, bạn lắng nghe cô ta. Câu (b) thì hài lòng vì nó cũng thể hiện mức độ thông hiểu nhưng câu (a) là không phù hợp vì bạn làm lơ người khác.


TRẢ LỜI MỘT CÁCH ĐỒNG CẢM.

Cách trả lời đồng cảm được sử dụng khi nói chuyện với một người khó tính đang bày tỏ cảm xúc, có thể họ đang nóng giận, thất vọng, chỉ trích, rối tung, ủ rũ, thậm chí có thể họ thể hiện những cảm xúc này bằng cách gào thét, than vãn, phàn nàn, đòi hỏi, cằn nhằn hay nhăn nhó khó chịu.
Điều quan trọng là bạn để họ biết bạn đang lắng nghe họ. Cố gắng giúp họ chuyển từ trạng thái cảm xúc sang tìm cách xử lý vấn đề. Chỉ như vậy mới tạo ra cuộc nói chuyện có hiệu quả.

Có ba phương pháp chính:
1. Sau khi người khó tính đưa ra lời nhận xét, bạn nên trả lời với một thái độ ủng hộ và thông cảm.
2. Giải thích ngắn gọn chỉ ra rõ mối quan tâm của họ.
3. Sử dụng câu hỏi mở .

VÍ DỤ:
Đồng nghiệp: Thật không công bằng là tôi phải làm hết tất cả những việc này.
Bạn: (1) Tôi hiểu sự khó khăn của anh khi có nhiều việc làm thêm như vậy.
(2) Tuy nhiên, anh không cần phải hoàn thành hết trong ngày hôm nay.
(3) Ba việc quan trọng nhất mà anh phải làm là gì?

Đồng nghiệp: Nếu cô tính hóa đơn tôi sai hoài như vầy, tôi sẽ tìm nơi khác.
Bạn: (1) Tôi thật sự lấy làm tiếc những việc này gây ảnh hưởng đến anh.
(2) Nó sẽ được chỉnh sửa ngay hôm nay.
(3) Anh muốn tôi gửi hóa đơn cho anh bằng email hay fax.

Đồng nghiệp: Tôi biết anh rất bận, tuy nhiên anh hãy tìm một chút thời gian rảnh để giúp công ty tổ chức buổi tiệc cuối năm. Anh đã làm rất tốt vào năm ngoái.
Bạn: (1) Cám ơn chị đã khen.
(2) Tuy nhiên, tôi thật sự đã cam kết thời gian cho quá nhiều việc khác, tôi thật sự không còn chút thời gian rảnh.
(3) Chị có nghĩ đến ai khác không?


Hiểu từng tinh cách con người thì chúng ta sẽ chọn cách xử thế phù hợp va lảm việc hoà thuận với họ, giảm thiểu tối đa va chạm va mâu thuẫn không đáng có. Làm việc với người khó tính là điều không thể tránh khỏi. Ba kỹ thuật giúp bạn thể hiện bạn thông hiểu quan điểm của họ là: lặp lại như két, tóm tắt ý, và thể hiện cảm xúc của bạn. Sử dụng ba bước nêu ý kiến phản hồi một cách thông cảm để lái họ đi từ cảm xúc đến tìm ra phương pháp giải quyết vấn đề.